teksti: Marjatta Sihvonen kuvat: Merja Ojala
Kun konsultti saapui Konnevedelle selvittämään kunnan taloushallinnon prosessit, niistä vastaava pitkän linjan ammattilainen säikähti. Heräsi pelko, että tekoäly vie toimistosihteerin työt.
Konnevedellä tekoäly ei kuitenkaan ole uhka vaan yksi tapa kehittää pienen kunnan hallintoa. Säikähdys vaihtui tärkeään havaintoon siitä, kuinka paljon oli tehty päällekkäistä työtä. Konnevesi johtaa Enemmän vähemmällä -hanketta, jossa yhdeksän pientä ja keskisuurta kuntaa rakentaa yhdessä tekoälyä hyödyntävää, automatisoitua asianhallintaa. Kunnanjohtaja Mika Pasanen kertoo, että ajatukset usean kunnan yhteistyöstä virisivät jo vuonna 2021.
– Pohdin hallinnon tuottavuutta ja sitä, miten pieni kunta voisi hallita kehittämistyön riskit. Löysimme tarpeeksi kypsän teknologian, jolla voidaan automatisoida hallintoa ja ottaa käyttöön tekoälyagentit. Siitä syntyi ajatus, voisiko tämän jakaa muillekin kunnille.
Pasanen laski, että jos Konnevesi tekisi kehittämistyön yksin, aikaa kuluisi kymmenen vuotta. Yhdessä tuloksia saadaan kahdessa vuodessa ja pienemmin kustannuksin. Muut hankekunnat sijoittuvat ympäri Suomea, Kittilästä Toivakkaan.
– Kunnissa ollaan usein niin kiinni arjen työssä, että kehittämistäkin yritetään yksin, Pasanen huomauttaa.
Automatisointi edellä, tekoäly apuna
Automatisoinnilla muutetaan kuntatyön tekemisen tapaa, jonka Pasanen näkee osin vanhakantaisena.
– Hallinnon perustyössä on edelleen paljon manuaalista, samojen tietojen tallennusta, ja käytössä vain pistemäisiä järjestelmiä. Ne kuvastavat vielä sitä aikaa, kun teimme töitä kynällä ja paperilla. Lisäksi, kun Konneveden budjetista menee noin puoli miljoonaa pelkästään tieto- ja viestintäteknologiaan, on kysyttävä saammeko sitä, mitä tarvitsemme.
Kumppanina Enemmän vähemmällä -hankkeessa on bisnesteknologiayhtiö Sofigate ja teknologiana Salesforcen Public Sector -alusta.
Pasanen huomauttaa, että tekoälystä puhuttaessa sen eri ulottuvuudet on syytä tunnistaa. ChatGPT:n tapaisilla kielimalleilla voidaan ehkä parantaa yksilön tuloksellisuutta, mutta organisaatioiden ongelmia ne eivät ratkaise.
Salesforce tuo Konnevedelle sääntöpohjaisen automaation, johon liitetään tekoälyn auttava ohjaus. Voitaisiin puhua järjestelmästä, jossa työskentelee virtuaalisia työtovereita, agentteja.
Vauhtia yksityisteille
Ensimmäinen tekoälyagentteja hyödyntävä palvelu otettiin Konnevedellä käyttöön viime vuonna. Se automatisoi yksityistieavustusten hakemisen ja käsittelyn. Vanhat pdf-lomakkeet jäivät taakse, käsittelyaika lyheni viikosta tunteihin, ja työaikaa kuluu nyt 85 prosenttia vähemmän. Ihminen tarkastaa järjestelmän päätökset, ja hakija saa avustuksen tilille muutamassa päivässä.
Seuraavaksi tekoälyä perehdytetään järjestöavustuksiin.
– Kaikki avustuspäätökset syötetään suljettuun boksiin, jossa tekoäly oppii ja lähtee auttamaan toistuvien päätösten valmistelussa.
Hallinnon ulkopuolellakin kiinnostuttiin. Konnevedellä mökkeilevät ehdottivat, että mökin huolenpitopalvelua olisi tarpeen tilata omasta järjestelmästä.
– Meillä on paikallisten yrittäjien verkosto, joka voisi tällaista palvelua tuottaa. Päätimme lähteä selvittämään, minkälaisia palveluita kuntalaiset tarvitsevat muuallakin kuin hallinnossa, ja lähdemme tuotteistamaan tätä ideaa tekoälyä hyödyntäen vuonna 2027.
Ei pelkästään säästöt edellä
Sofigaten laskelmissa on väläytetty, että kuntien palveluiden automatisoiminen tekoälyn avulla tuo kuntatalouteen satojen miljoonien eurojen säästöt seuraavan kymmenen vuoden aikana. Pasanen laskee, että jos manuaalisen työn automatisointi tuottaa saman verran ajansäästöä kuin Konneveden yksityistiepalvelu, säästö olisi kuntakohtaisesti noin 40 000 euroa.
– Suomen 260 pienessä ja keskisuuressa kunnassa sadan miljoonan säästö kymmenessä vuodessa on realistinen.
Pasanen puhuu myös kuntien työntekijöiden eläköitymisestä ja työpaikkojen vetovoimasta. Kun 60-luvulla syntyneet kuntatyön tekijät jäävät eläkkeelle, jää nähtäväksi, rekrytoidaanko tilalle yksi tai kaksi henkilöä vai ei ketään.
– En usko kuntien vetovoimaan työpaikkoina, jos tarjoamme samaa tietojen manuaalista tallentamista. Meidän on pystyttävä kehittämään tehtäviä uudenlaiseksi asiantuntijatyöksi. Perinteiseen tekemiseen on jo nyt vaikeaa saada koulutettuja asiantuntijoita.
Mitä tulee alun säikähdykseen työt varastavasta tekoälystä, Pasanen painottaa, että muutoksen pelkoon auttaa parhaiten se, että työntekijät pääsevät osallistumaan muutokseen ja tuomaan siihen oman panoksensa.
– Pienessä kunnassa on sekin etu, että muutoksen kohteet eivät ole kaukana. Voimme sitouttaa kaikki tekemään muutosta. Tämäkin on meillä ketterää.
Uusia kuntia mukaan
Enemmän vähemmällä laajenee uudeksi hankkeeksi vuosina 2027–2028. Pasanen kertoo, että kiinnostuksensa on ilmoittanut yli kymmenen uutta kuntaa, ja alustavat neuvottelut yhteistyöstä on pidetty.
– Isot kaupungit voivat kehittää itse, mutta meillä pienissä kunnissa on ehkä se yksi it-suunnittelija, ja agentteja on vaikeaa kehittää yksin. Kun teemme yhdessä, tekoäly voi nyt oppia yhdeksän kunnan datasta. Kun se saa dataa aamupalaksi, lounaaksi ja illalliseksi, se on väsymätön työntekijä.
Tekoälyn riskeistä Pasanen ei ole huolissaan, kunhan teknologian rajoitukset ymmärretään. Jos kunnanjohtajan pöydälle saapuu tekoälyn tuottamia papereita, joissa ei ole lainkaan omaa ajattelua, pistäähän se suorastaan vihaksi. Mutta riskejä on myös manuaalisessa työssä.
– Exceliä hakatessa tulee lyönti- ja siirtovirheitä. Sääntöpohjaisella tekoälyllä niitä tulee vähemmän. Pitäisin riskejä varsin kohtuullisina.
Oulunkin hallinnossa on ihmetelty, miten pienellä Konnevedellä on mahdollisuus kehittää automatisointia paremmin kuin kaupungeilla.
– Ehkä kaupungeissakin kannattaisi miettiä enemmän yhdessä tekemistä, Pasanen vinkkaa ja kannustaa kuntia tarttumaan rohkeasti hallinnon suurimpaan muutosvoimaan sitten internetin tulon.
Professori Hannu Toivonen: Ei tekoälyä tekoälyn vuoksi
Hallinnon automatisoinnilla voidaan helpottaa työmäärää kunnissa. Tekoäly ei kuitenkaan ole siinä välttämättä avainroolissa; keskeistä on, että tieto kootaan ja tallennetaan niin, että se on tehokkaasti järjestelmien käytettävissä.
Näin pohtii Helsingin yliopiston tietojenkäsittelytieteen professori Hannu Toivonen, kansainvälisesti tunnettu tekoälyn tutkija ja kehittäjä.
Kuntia Toivonen kehottaa ennakkoluulottomuuteen ja kokeiluihin tekoälyn hyödyntämisessä, kriittistä lähestymistä unohtamatta. Kuntien lakisääteisissä palveluissa ja päätöksissä on varmistettava, että toimitaan tasa-arvoisesti, ketään syrjimättä. Siksi on tärkeää tietää, miksi automatisoitu järjestelmä päättää, kuten päättää.
Toivonen varoittaa, että varsinkin kielimalleja ja koneoppimista käytettäessä järjestelmien toiminta on aina jossain määrin ennakoimatonta. Testauksesta huolimatta yllättäviä virheitä voi tapahtua. Tekoäly on valtava kokonaisuus eri teknologioita, joiden toimintaa on vaikea ennakoida, ja virheiden selvittäminen on hankalaa ja aikaa vievää.
Harkintaa vaativia päätöksiä ei voi automatisoida, mutta teknisiin päätöksiin uudet teknologiat sopivat. Hyvä esimerkki tästä on verohallinnossa tehty toimintojen automatisointi.
Toivonen painottaa, että riskinä on myös automatisoida vääriä asioita. Rutiinitehtävien automatisointi voi vapauttaa ihmisen vaativampaan työhön, mutta voidaan myös päätyä siihen, että ihmiselle jääkin tekoälyä avustavia tehtäviä, kuten virheiden valvonta ja tietojen syöttö.
Myös perspektiiviharhaa on syytä varoa; jos työn muuttumista ja tehostumista katsotaan liikaa teknologian näkökulmasta, kokonaisuus unohtuu. Voi syntyä harha tehokkuudesta, vaikka muutos onkin mennyt päinvastaiseen suuntaan.
Suurempia kysymyksiä kuin tekoälyn käyttö ovat kunnan suunta ja palveluiden kehittäminen. Ei tekoälyä ole syytä käyttää siksi, että kuvittelemme kaikkien muidenkin niin tekevän. Tekoälystä ei ole syytä tehdä itseään toteuttavaa ennustusta kuntiin.
Laajalle kuntakentälle Toivonen suosittaa lämpimästi yhteistyötä samojen ongelmien ratkomisessa. Kokemusten vaihto toimivista ratkaisuista ja avoin tiedonjako virheistä johtavat eteenpäin.
