Tietosuojaseloste

Päivitetty 8.8.2018

(EU:n tietosuoja-asetus 25.5.2018)

Kunnallisalan kehittämissäätiö ja sen kokonaan omistama Pole Kuntatieto Oy noudattaa Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan ”Säätiön hyvä tiedonhallintatapa” -oppaan periaatteita henkilötietojen käsittelyprosesseissa. Linkki oppaaseen.

1
Rekisterin pitäjä

Kunnallisalan kehittämissäätiö (0877260-3), Pole-Kuntatieto Oy (1570930-3), Fredrikinkatu 61 A, 00100 Helsinki, kaks(at)kaks.fi

2
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tutkimusasiamies Veli Pelkonen, 0400 – 815 527, veli.pelkonen(at)kaks.fi

3
Rekisterin nimi

a) Postitusosoitteisto Access-järjestelmässä sähköisenä

b) Sähköpostirekisterit Excel-ohjelmistossa sähköisenä

c) Valtuutettujen ja varavaltuutettujen posti- ja sähköpostirekisterit sähköisenä

d) Apurahahakijoiden hakemusrekisteri sähköisenä

e) Apurahansaajien rekisterit sähköisenä ja manuaalisina tiedostoina

f) Hallinnon rekisterit

  • Palkan- ja palkkionsaajarekisteri sähköisenä
  • Apurahansaajien maksurekisteri sähköisenä
  • Hallituksen jäsenten ja varajäsenten rekisteri sähköisenä
  • Tieteellisen neuvottelukunnan jäsenten rekisteri sähköisenä
  • Henkilökunnan rekisteri sähköisenä

g) Tutkimus- ja viestintäassistentin sekä seminaariassistenttien hakutiedot sähköisenä

h) Seminaarien ilmoittautumisrekisteri sähköisenä

4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

a) Polemiikki -lehden, Polemia- ja Tutkimusjulkaisujen sekä muiden säätiön julkaisujen jako, seminaarikutsujen lähettäminen

b) Tiedotteiden, kyselyjen ja kutsujen jako

c) Polemiikki -lehden, tiedotteiden, kyselyjen ja kutsujen jako

d) Apurahakäsittelyssä tarvittavat tiedot (hakulomakkeessa pyydetään suostumus apurahansaajien nimien julkistamiseen)

e) Apurahansaajien hallinnointi

f) Hallinnon rekisterit

  • Palkkojen ja palkkioiden ja matkalaskujen maksu, viranomaisilmoitukset
  • Apurahojen maksu, viranomaisilmoitukset
  • Kokous- ja muun hallitusaineiston postitus, tietoliikenneliittymien hallinta, viranomaisilmoitukset, sidosryhmäilmoitukset
  • Tietoliikenneliittymien hallinta, viranomaisilmoitukset, sidosryhmäilmoitukset

g) Tutkimus- ja viestintäassistentin sekä seminaariassistenttien rekrytointi

h) Seminaarien osallistujaluettelot

5
Rekisterin tietosisältö

a) Nimi, titteli, postiosoite, postinumero, kunta

b) Henkilön/tahon nimi ja sähköpostiosoite

c) Henkilön/tahon nimi, postiosoite, postinumero, kunta ja sähköpostiosoite

d) Hakemus, cv ja todistukset, tutkimussuunnitelma, suositukset, pyydetyt lausunnot

e) Hakemustiedot, työ- ja maksusuunnitelma, hankkeiden tutkimussuunnitelma ja tutkijoiden tiedot

f) Hallinnon rekisterit

  • Nimi, henkilötunnus, kotiosoite, pankkiyhteys, verotuskunta
  • Nimi, henkilötunnus, kotisoite, pankkiyhteys
  • Nimi, asema/titteli, henkilötunnus, kotiosoite, työosoite, kopio passista
  • Nimi, henkilötunnus, kotiosoite, kopio passista tarvittavilta osin

g) Hakemukset, cv ja todistukset, suositukset

h) Henkilön nimi, titteli, taho, erikoisruokavalio (huomioidaan ruokatilauksessa, yksilöimättä)

6
Rekisterin pitäjän apurahan hakijoille toimitettavat tiedot

  1. Rekisterinpitäjän ja tämän mahdollisen edustajan identiteetti ja yhteystiedot
  2. Mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot
  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
  4. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
  5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
  6. Ilmoitus, mikäli rekisterinpitäjä aikoo siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle – ja selostus tietosuojan riittävyydestä

Lisätiedot, jotka ovat tarpeen asianmukaisen ja läpinäkyvän käsittelyn takaamiseksi:

  1. Henkilötietojen säilytysaika – tai vähintäänkin säilytysajan määrittämiskriteerit
  2. Rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  3. Oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
  5. Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, onko rekisteröidyllä velvollisuus toimittaa henkilötiedot ja mitkä ovat tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset
  6. Tieto siitä, tekeekö rekisterinpitäjä automaattista päätöksentekoa sekä tiedot automaattiseen käsittelyyn liittyvästä logiikasta, merkittävyydestä ja mahdollisista seurauksista rekisteröidylle

7
Säännönmukaiset tietolähteet

  • Apurahahaun yhteydessä koottavat henkilötiedot
  • Kuntavaalien jälkeen koottavat valtuutettujen ja varavaltuutettujen osoitteet ja sähköpostiosoitteet
  • Eri yhteisöjen kotisivuilta kootut osoitteet ja sähköpostiosoitteet (kunnat, media, sidosryhmät) ja niiden muutokset
  • Postiosoitteen muutokset Itellan kautta

8
Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Painotuotteiden jakelua varten säätiö luovuttaa postitusyhtiölle kulloinkin tarvittavat osoiterekisterit
  • Säätiö luovuttaa kertaluonteisesti omiin, rahoittamiinsa tutkimuksiin sähköpostiosoitteistoja. Käytettäessä tutkijataho velvoitetaan mainitsemaan erikseen osoitelähde.

9
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

10
Rekisterin suojauksen periaatteet

a) manuaalinen aineisto

  • Hylätyt apurahahakemukset hävitetään heti päätöksen jälkeen
  • Hyväksytyt apurahahakemukset hävitetään kahden (2) vuoden kuluttua tutkimuksen päättymisestä
  • paperiaineisto säilytetään tutkimusasiamiehen huoneessa, joka on lukittu silloin kun ko. henkilö ei ole paikalla

b) ATK:lla käsiteltävät tiedot

  • Hylätyt apurahahakemukset hävitetään heti päätöksen jälkeen (Sharepoint – pilvipalvelu)
  • Hyväksytyt apurahahakemukset hävitetään kahden (2) vuoden kuluttua tutkimuksen päättymisestä (Sharepoint – pilvipalvelu)

11
Tarkastusoikeus

Noudatetaan em. oppaassa kuvattuja rekisteröidyn henkilön oikeuksia. (Jokaisella on oikeus tarkastaa tallennetut tietonsa Kunnallisalan kehittämissäätiöstä. Rekisteritietojen tarkistuspyyntö on esitettävä Kunnallisalan kehittämissäätiölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Säätiön toimistossa. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna.)

12
Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Noudatetaan em. oppaassa kuvattuja rekisteröidyn henkilön oikeuksia. (Rekisteritietojen korjaamispyyntö on esitettävä Kunnallisalan kehittämissäätiölle kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Säätiön toimistossa.)

13
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Noudatetaan em. oppaassa kuvattuja rekisteröidyn henkilön oikeuksia. (Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyillä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla myös muussa lainsäädännössä.)