Tomi Laapotin väitöskirja avaa kokouksia uudesta näkökulmasta.
Sana ”kokous” herättää työelämässä olevalle ihmiselle väkisinkin tuntemuksia. Osa pitää kokouksista ja kokee ne hyödyllisinä, toiset turhautuvat ja harmittelevat niihin kuluvaa työaikaa.
Tomi Laapotin artikkeliväitöskirjassa analysoidaan kokouksia toisesta näkökulmasta: siitä, miten kokoukset tuottavat organisaatiota. Näin ajatellen kokous ei ole vain välttämätön paha vaan olennainen käytänne, joka tekee organisaatiota näkyväksi ja olevaksi.
Organisaatio tarvitsee kokouksia olemassaoloonsa.
Miksi kokouksia on tutkittu niin vähän?
– Ehkä siksi, että ne tuntuvat niin itsestään selviltä. Niitä pidetään jonkinlaisina säiliöinä, joiden sisällä asioita tapahtuu, Laapotti vastaa.
Antropologi Helen W. Schwartzman esitti klassikkotutkimuksessaan ”The Meeting” vuonna 1989 ajatuksen siitä, että kokoukset tuottavat organisaatioita ja aiheuttavat sekä muutoksia että pysyvyyttä.
Laapotin lähtökohta pohjautuu tuohon tutkimukseen, joka linjasi, että nimenomaan kokoukset kuuluvat organisaatiotutkimuksen keskiöön.
Laapotin tutkimusdata on ainutlaatuista, sillä hän on tutkinut sairaalan videoituja johtoryhmäkokouksia. Sairaaloiden johtoryhmistä on tehty vain vähän tutkimusta siitä näkökulmasta, miten kokoukset linkittyvät koko sairaalan toimintaan vuorovaikutuksen tasolla.
– Aineisto on maailmanlaajuisestikin ainutlaatuista, Laapotti muistuttaa ja tähdentää, että sen kerääminen vuosina 2012 ja 2013 oli Laapotin väitöskirjaohjaajan, yliopistonlehtori professori Leena Mikkolan sitkeän työn ansiota.
Tutkimuskohteena olivat Keski-Suomen keskussairaalan johtoryhmän kokoukset, yhteensä kymmenen videoitua kokousta, joista viisi vastuualue- ja viisi toimialuetasolta. Lisäksi Laapotti haastatteli kokouksen osanottajia.
”Koin, että kaikki tehdään väärin”
Viestinnän tutkija Tomi Laapotti päätyi tekemään väitöskirjaa kokouksista päästyään mukaan hankkeeseen, joka tarjosi hänelle lähes valmiin datan. Sitä ennen Laapotti oli tarkastellut muun muassa päätöksentekoa ryhmäviestinnän näkökulmasta.
Ensimmäinen kosketus aineistoon oli Laapotin mielestä erikoinen: hän katsoi nauhoja johtoryhmäkokouksista ja koki, että niissä tehtiin kaikki väärin.
– Katselin niitä ja mietin, miksi he oikein istuivat siellä. He eivät esimerkiksi tehneet päätöksiä noissa kokouksissa, kyse näytti olevan lähinnä tiedon jakamisesta.
Sittemmin Laapotti haastatteli johtoryhmän jäseniä, keräten sitä kautta lisää dataa: ilmeni, että ne asiat, jotka ensi katsomalta olivat Laapotin mielestä ”väärin”, olivat kokousten osanottajille itselleen merkityksellisiä ja kiinnostavia.
Laapotin tavoite on ymmärtää organisaation kokonaiskuvan muodostumista ja sen tärkeyttä osallistujille ja organisaatioille.
Sairaala varsin hierarkkisena organisaationa muodostaa omalla tavallaan erityisen kokonaisuuden. Laapotti erotti aineistosta muun muassa sen, että vaikka ilmapiiri kokouksissa oli rento, puheenjohtaja kontrolloi tilannetta eikä tätä valta-asetelmaa kukaan kritisoinut.
– Kyse voi olla siitäkin, että koettiin puheenjohtajan hoitavan hommansa hyvin.
Laapotin artikkeliväitöskirja koostuu neljästä artikkelista, joista kussakin on analysoitu dataa hieman eri tavoin.
Yksi artikkeli keskittyy sisällönanalyysiin, toinen verkostoanalyysiin sekä haastatteluiden sisällönanalyysiin, kolmannessa käytetään diskurssianalyysia ja neljännessä temaattista sekä diskurssianalyysia.
Eräs iso löydös liittyy Laapotin mukaan siihen, että hänen tekemänsä havainnot vuorovaikutuksesta kokouksissa olivat osittain ristiriidassa sen kanssa, miten ihmiset itse ne kokivat.
– Ihmisillä oli kokemus omasta toimijuudesta, vaikka verkostoanalyysi osoitti, että puheenjohtaja dominoi.
”Vatsastapuhuja ja nukke”
Tomi Laapotti havainnoi kokouksissa myös voimakasta ritualistisuutta.
– Kokous on hyvin eksklusiivinen tilanne, joka on ikään kuin muodostunut tietynlaiseksi.
Laapotti käyttää vertausta vatsastapuhujasta ja tämän nukesta.
– Kunkin ryhmän, esimerkiksi osaston, ammattikunnan tai vastuualueen edustajat puhuvat oman viiteryhmän ”vatsastapuhujan äänellä” ja kokousosallistujat ovat ikään kuin se käsinukke. Tutkimukseni osoittaa, että myös itse kokous on yksi vatsastapuhujista – kokous laittaa osallistujat puhumaan tietyllä tavalla, esimerkiksi esittelemään tuttu asia uutena. Samalla kokousta käytetään myös käsinukkena virallistamaan monenlaista tietoa.
Suuri osa kokouksissa käsiteltävästä tiedosta ei Laapotin mukaan sinänsä suoranaisesti käsittele kenenkään kokouksen osanottajan työtä, mutta kokouksessa on saatava aikaan keskustelu, joka muodostuu virallisesti organisaation kannaksi.
Tässä Laapotti viittaa CCO-näkökulmaan (communicative constitution of organization), jonka mukaan myös kokous on (ei-inhimillinen) toimija ja yhteistyössä ihmisten kanssa se saa vaikutuksia aikaan. CCO-näkökulma korostaa sitä, että organisaatio on prosessi ja viestintä tämän prosessin käynnissä pitävä voima.
Laapotti havaitsi myös, että kokouksissa vallitsevat tietyt lainalaisuudet: esimerkiksi johtoryhmän koostumuksen muuttuminen ei suuremmin vaikuttanut kokousten kulkuun ja vuorovaikutukseen niissä.
– Tutkimukset ovat osoittaneet, että kokouksien vuorovaikutus on aika samankaltaista riippumatta jopa organisaation tyypistä – oli se sitten julkishallinnon organisaatio, yhdistys tai vaikkapa pörssiyhtiö.
Kokouksia koskeneissa haastatteluissaan Laapotti huomasi muun muassa sen, että kokousten osanottajien oli vaikea sanoittaa sairaalan johtoryhmän kokousten tavoitteita tai sitä, miten ne palvelevat johtamista. Laapotti ei kuitenkaan missään nimessä tuomitse kokouksia turhiksi:
– Kyse on pikemminkin kokousten jokapäiväisyydestä.
Mihin kokouksia tarvitaan?
Tomi Laapotti keräsi datansa ennen kuin sote-uudistuksen nykymuoto oli varsinaisesti tiedossa. Sote mullistaa koko sektorin. Mitä annettavaa tutkimuksella voisi olla sotelle?
– Jo näissä kokouksissa tuli esille muun muassa tarve pärjätä toimintaympäristön jatkuvassa muutoksessa. Organisaationa sairaala on kiinnostava ja tutkimuksessa ilmi tuleva kokouksen oma toimijuus on asia, jota ei ehkä olla otettu huomioon tutkimuksessa eikä käytännön päätöksenteossa. Toimijuuden vuoksi kokouksilla voi olla valtaa, vaikkei ryhmällä varsinaisesti sitä olisikaan, Laapotti sanoo.
Kokous itsessään ohjaa, jopa rajoittaa, ihmisten toimijuutta. Sairaala on hierarkkinen organisaatio, jossa usein perustellaan asioita sillä, että näin on aina tehty.
– Se ei saisi olla muutoksen este. Kokousten luova ja rakentava rooli täytyisi huomioida.
Tutkimus alleviivaa kokousten tärkeyttä. Onko siis lopulta niin, että turhia kokouksia ei ole?
– Ihan satavarmasti on organisaatioita, joissa kokouksia voisi ainakin vähentää, Laapotti hymyilee.
– Kokouksia sinänsä ei voi lähteä hävittämään, mutta voi miettiä ovatko oikeat ihmiset paikalla ja tavoitteet selvät. Kokouskäytänteitäkin voi miettiä: voisiko kerran kuussa pitää kävelykokouksen?
Paljon puhutaan myös teknologia-avusteisuudesta kokouksissa. Laapotin mukaan se ei välttämättä ole niin keskeistä, kuin voisi luulla. Ihmiset ovat erilaisia: toiset pitävät pitkistä kokouksista, toiset eivät, toisille sopii teknologiavälitteinen läsnäolo, toisille ei. Täydellistä kokousta on vaikea pitää, pohtii tutkija.
Entä onko kokoustutkijan oma suhtautuminen kokouksiin muuttunut vuosien varrella?
– Kyllä niitä ehkä hieman eri tavalla katsoo. Ja ihmiset kyllä usein suoristavat selkänsä kokouksissa, kun kuulevat, että olen niitä viisi vuotta tutkinut, Laapotti sanoo.
Kommentit